Código de documento: 2026-07-31_ADM_Custodia_Activos_Digitales_y_Propiedad_Intelectual_v1.0
Fecha: 31 de julio de 2026
De: Dirección de Ingeniería de Procesos y Automatización
Para: Dirección General
Clasificación: PÚBLICO GERENCIA
Para que quede claro desde la primera página, porque un memorando de este tipo suele generar la duda de si hay que aprobarlo, revisarlo legalmente o responderlo formalmente.
| Qué es | Una declaración de esta Dirección, no una solicitud de autorización. Deja constancia escrita y fechada de que todo lo construido pertenece a Gonpersa S.A., y del inventario de dónde está cada cosa |
| Desde cuándo tiene efecto | Desde su entrega. No requiere aprobación, firma ni validación legal para surtir efecto. Lo que declara ya es cierto; el documento solo lo deja registrado |
| Qué NO se pide | No se pide aprobar el documento. No se pide revisión legal. No se pide presupuesto. No se pide que la empresa emita ningún documento en respuesta |
| Qué SÍ se pide | Una sola cosa: designar al custodio titular y al custodio alterno de las credenciales de los sistemas (sección 6.1.b). Basta con indicarlo por correo; no requiere formalidad adicional |
| Qué se sugiere para más adelante | Que el contrato en elaboración incluya una cláusula de titularidad sobre lo creado en el ejercicio del cargo (sección 6.1.d). Eso se resuelve al momento de suscribir el contrato, no ahora |
Por qué se emite ahora y no cuando alguien lo pregunte. Un activo cuya titularidad y ubicación no están documentadas es un riesgo para la empresa. Documentarlo cuesta cero y toma menos tiempo que discutirlo después. Esta Dirección prefiere que exista el registro antes de que haga falta.
Dejar constancia formal, por iniciativa de esta Dirección, de:
Este memorando se emite antes de que nadie lo solicite, por criterio de buena administración: un activo cuya titularidad y ubicación no están documentadas es un riesgo para la empresa, independientemente de quién lo haya construido y de la buena fe de las partes.
Todo producto —código fuente, bases de datos, documentación, análisis, automatizaciones, configuraciones y datos— generado por esta Dirección en el ejercicio del cargo es propiedad exclusiva de Gonpersa S.A.
Esta Dirección no reclama ni reclamará derecho patrimonial alguno sobre ninguno de los activos inventariados en este documento, ni condiciona su uso, continuidad o transferencia a ninguna circunstancia.
La normativa ecuatoriana de propiedad intelectual reconoce que las obras creadas por una persona en relación de dependencia, dentro del ejercicio de sus funciones, corresponden patrimonialmente al empleador. No obstante, la buena práctica es no dejarlo librado a una presunción legal, sino recogerlo expresamente en el instrumento contractual. Esta Dirección solicita que así se haga (sección 6.4) y sugiere que el texto sea validado por la asesoría legal de la empresa.
Estos activos viven dentro de la cuenta de Microsoft 365 de Gonpersa S.A., la misma licencia que la empresa ya venía pagando y de la que hasta ahora solo se usaba el correo. Son propiedad de la empresa por construcción: están dentro de su propia cuenta, no hay nada que transferir, y su administración ya la ejerce la empresa a través de su administrador de sistemas.
| Activo | Qué es, en términos simples | Ubicación |
|---|---|---|
| Sitio del departamento Comercial | Un espacio de trabajo compartido dentro de Microsoft 365, con sus carpetas y listas | Cuenta M365 de Gonpersa |
| Lista maestra de clientes | La base de datos de clientes de la empresa, con 918 registros | Ídem |
| Listas de solicitudes y detalle de viáticos | Donde se guardan las solicitudes de los vendedores, con su seguimiento de 8 estados, y el detalle de cada visita y factura | Ídem |
| Aviso automático de nueva solicitud | Una automatización que envía el aviso sola, sin que nadie lo haga | Ídem |
| Consolidado semanal automático a Contabilidad | Una automatización que arma el consolidado todos los lunes a las 10:00 y actualiza el estado de las solicitudes | Ídem |
| Aplicación ViátiQ | La aplicación para el celular del asesor comercial | Ídem |
| Acervo documental de la Dirección | Todos los documentos producidos: gobernanza, diagnósticos, especificaciones, informes de costos, planificación y entregables | OneDrive corporativo |
Punto que vale la pena destacar: todo esto se construyó sobre la licencia de Microsoft 365 que la empresa ya paga, sin contratar ningún servicio adicional. La licencia incluía estas herramientas desde el inicio; simplemente no se estaban usando.
Situación: resuelta. No requiere acción.
Corresponden al Cotizador digital y al Sistema LogistiQ. Están construidos sobre servicios externos en sus planes gratuitos, decisión tomada expresamente para que la etapa de validación no generara costo alguno a la empresa.
Antes de la tabla, conviene explicar de qué se compone un sistema de este tipo, porque no es un archivo único sino cuatro piezas que viven en lugares distintos:
| Pieza | Qué es, en términos simples | Por qué importa |
|---|---|---|
| El código fuente | Las instrucciones escritas que hacen que el sistema funcione. Es el "plano" del sistema: con él se puede reconstruir, corregir o ampliar; sin él, el sistema solo se puede usar tal como está | Es el activo principal. Quien tiene el código fuente tiene el sistema |
| La base de datos | Donde se guarda la información: pedidos, rutas, clientes, viáticos, precios | Es la memoria del sistema. Si se pierde, el sistema queda vacío |
| La publicación en línea | El servicio que hace que el sistema esté disponible en internet, para que se pueda abrir desde cualquier computador o celular | Sin esto el sistema existe pero nadie puede entrar |
| El canal de mensajería | La conexión con Telegram, por donde los choferes reciben su hoja de ruta y envían fotos y montos | Es la puerta de entrada de la información desde la calle |
Estado de cada una:
| Pieza | Contenido | Dónde reside hoy |
|---|---|---|
| Código fuente | La totalidad del cotizador, LogistiQ, el bot y los cambios de estructura de sus bases de datos | Espacio de trabajo privado en un servicio de control de versiones, bajo una cuenta creada con correo del dominio corporativo de Gonpersa |
| Base de datos | Datos operativos de ambos sistemas | Servicio de base de datos administrada, plan gratuito, bajo cuenta con correo del dominio corporativo |
| Publicación en línea | Las aplicaciones web disponibles en internet | Servicio de publicación, plan gratuito, ídem |
| Canal de mensajería | Comunicación con choferes y jefatura | Plataforma Telegram; la credencial del bot está bajo control de la Dirección |
| Documentación técnica y manuales | Documentación que se actualiza junto con el sistema | Dentro del mismo espacio de trabajo del código |
Un servicio de control de versiones es un archivo histórico del código: guarda cada cambio con su fecha, hora, autor y contenido exacto, y permite volver atrás a cualquier estado anterior. Es la razón por la que este informe puede afirmar "78 modificaciones en dos semanas" y que cualquiera pueda comprobarlo.
Situación: funcional pero formalmente incompleta. Ver sección 4.
| Activo | Contenido | Tratamiento |
|---|---|---|
| Maestro de clientes | Identificación fiscal, contacto, ciudad y vendedor de más de 900 clientes | Carpeta de acceso restringido, fuera de cualquier ubicación compartida |
| Evidencia de levantamiento de procesos | Documentos que contienen datos personales y bancarios de empleados | Carpeta de acceso restringido, rotulada como confidencial. No puede adjuntarse a ninguna presentación sin ocultar esos datos |
| Fotografías operativas | Guías de remisión, informes de entrega y facturas capturadas por el bot | Almacenamiento del servicio de base de datos, plan gratuito |
Situación: segregada y rotulada. Requiere decisión de almacenamiento (ver 5.2).
Los activos del Grupo B están bajo cuentas creadas con el correo del dominio corporativo de Gonpersa. Eso es correcto y es lo que corresponde, pero conviene ser exacto sobre su alcance:
Una cuenta creada con un correo corporativo sigue siendo, técnicamente, una cuenta individual. El dominio del correo indica quién la administra, no a nombre de quién está el activo.
Una analogía para dimensionarlo. Es parecido a una cuenta bancaria abierta por un empleado usando la dirección de la empresa: la empresa sabe dónde está y puede llegar a ella, pero el titular que figura en el contrato del banco sigue siendo una persona, no la compañía. Para que figure la compañía hay que abrirla como cuenta empresarial — que es lo que en estos servicios se llama "organización" o "equipo".
En la práctica esto significa que hoy:
Esto no es una irregularidad: es el estado normal de un proyecto en etapa de validación, montado en planes gratuitos y sin costo para la empresa. Pero es una brecha formal, y una brecha formal en titularidad de software es exactamente la clase de asunto que conviene cerrar antes de que exista una razón para discutirlo.
Antecedente que motiva esta precaución. El 6 de julio de 2026 esta Dirección solicitó formalmente a la Dirección General el contrato del proyecto de cotizador anterior, incluyendo de manera expresa la confirmación de si el código fuente resultante sería propiedad absoluta de Gonpersa S.A. A la fecha no se ha recibido respuesta, por lo que la empresa no puede afirmar hoy que sea titular del código de aquel desarrollo. Este memorando existe para que esa situación no pueda repetirse con lo que se está construyendo ahora.
| Servicio | Plan | Costo mensual |
|---|---|---|
| Control de versiones del código | Gratuito (repositorios privados ilimitados) | $0.00 |
| Base de datos gestionada | Gratuito | $0.00 |
| Alojamiento y publicación web | Gratuito | $0.00 |
| Plataforma de mensajería (bot) | Gratuito | $0.00 |
| Microsoft 365 | Ya contratado por la empresa | $0.00 adicional |
| Total de infraestructura de los tres sistemas | $0.00 |
Esta decisión fue deliberada: mientras un sistema está en validación no debe costarle nada a la empresa. Si no funciona, no se pierde dinero; si funciona, la inversión se justifica sola con el sistema ya en operación.
Dato relevante para la sección 6: la constitución de una estructura corporativa no es gratuita en todos los servicios. En el servicio de control de versiones sí lo es; en el servicio de despliegue web, en cambio, el plan gratuito está previsto para uso individual y la modalidad de equipo corresponde a un plan pagado por usuario. Es decir: crear las organizaciones hoy convertiría en pagado algo que hoy cuesta cero, sin ninguna necesidad operativa que lo justifique. Esto determina la recomendación de la sección 7.
Los planes gratuitos tienen límites, y dos de ellos ya se acercan:
| Detonante | Servicio afectado | Estado |
|---|---|---|
| Volumen de fotografías del bot (guías, informes, facturas) | Base de datos / almacenamiento | 🟠 Es el primero en llegar al límite |
| Número de usuarios concurrentes al incorporar Contabilidad y RR.HH. | Base de datos y alojamiento | 🟡 Previsible en el mediano plazo |
| Necesidad de respaldos con retención extendida | Base de datos | 🟡 Recomendable antes de producción plena |
| Tareas programadas de frecuencia alta | Alojamiento | 🟡 Ya obligó a un ajuste de diseño |
Compromiso de esta Dirección: presentar a la Dirección General un presupuesto de migración de infraestructura con el detalle de servicios, planes, costo mensual y justificación, cuando el volumen real lo exija y no antes. No se solicita presupuesto en este documento.
La formalización de la titularidad tiene dos componentes con naturaleza y costo distintos, y conviene no ejecutarlos al mismo tiempo:
Este memorando. Deja por escrito, con fecha y por iniciativa de esta Dirección, que todo lo construido es propiedad de Gonpersa S.A. y que esta Dirección no reclama derecho alguno sobre ello. Es lo que realmente resuelve la pregunta de fondo; el resto es procedimiento.
Documento con el listado completo de servicios, cuentas y credenciales, entregado a la Dirección General en sobre cerrado o mediante el gestor de contraseñas que la empresa determine, con:
Esto es lo que resuelve el riesgo de continuidad, y lo resuelve por completo. Con el acta en manos de la empresa, cualquier persona autorizada puede tomar control de todos los activos aunque el Director no esté disponible — sin necesidad de haber constituido ninguna organización.
Este memorando pasa a ser el registro vigente y se actualiza cada vez que se incorpore un activo nuevo. Vive en 00_Estrategia_y_Gobernanza_Direccion/.
Incorporar al contrato en elaboración una cláusula expresa de cesión de derechos patrimoniales sobre las obras creadas en el ejercicio del cargo a favor de Gonpersa S.A., con mención específica al software, las bases de datos y la documentación técnica. Esta Dirección lo solicita, no lo objeta. Se sugiere que la asesoría legal valide la redacción.
Constituir en cada servicio una organización o equipo registrado a nombre de Gonpersa S.A. y transferirle los activos:
| Servicio | Estructura que correspondería | Costo de constituirla hoy |
|---|---|---|
| Control de versiones del código | Organización Gonpersa |
Sin costo |
| Base de datos | Organización Gonpersa |
Sin costo en el plan actual |
| Alojamiento y publicación web | Equipo Gonpersa |
Con costo — el plan gratuito es para uso individual; la modalidad de equipo es un plan pagado por usuario |
Recomendación de esta Dirección: no ejecutarlo todavía. Tres razones:
Cuándo sí se ejecutará. Cuando la infraestructura tenga que pasar a planes pagados de todas formas —por volumen de almacenamiento, número de usuarios o necesidad de respaldos (ver 5.2)—, la constitución de las estructuras corporativas se incorporará al mismo paquete, porque en ese momento el costo ya estará justificado por la operación y no se estaría pagando solo por un registro administrativo.
Compromiso: esta Dirección solicitará y presupuestará formalmente ese paso, con el detalle de servicios, planes, costo mensual y justificación, en el momento en que corresponda. No se solicita presupuesto en este documento.
| # | Acción | Responsable |
|---|---|---|
| 1 | Declaración expresa de titularidad e inventario de activos | Dirección de Procesos — ejecutado con este documento |
| 2 | Elaborar y entregar el acta de custodia de credenciales | Dirección de Procesos |
| 3 | Designar al custodio titular y al custodio alterno de las credenciales | Dirección General |
| 4 | Incorporar la cláusula de titularidad al contrato | Dirección General / Talento Humano / asesoría legal |
| 5 | Mantener actualizado el registro de activos ante cada incorporación | Dirección de Procesos — permanente |
La acción 3 es la única que requiere una decisión de la Dirección General en esta fase, y no tiene costo ni plazo crítico.
| # | Acción | Responsable | Condición para ejecutarla |
|---|---|---|---|
| 6 | Designar la cuenta institucional propietaria de las organizaciones | Dirección General / Administración de TI | Al aprobarse el presupuesto de infraestructura |
| 7 | Constituir las organizaciones y transferir los activos | Dirección de Procesos | Ídem |
| 8 | Verificación conjunta de accesos | Dirección de Procesos + Administración de TI | Posterior a la acción 7 |
Disparador de la Fase 2: que la infraestructura deba pasar a planes pagados por volumen real de uso (sección 5.2), momento en el cual esta Dirección presentará la solicitud con presupuesto.
Qué queda cubierto con lo que se ejecuta ahora, y qué no:
| Riesgo | ¿Queda cubierto con la Fase 1? |
|---|---|
| Continuidad operativa — que la ausencia de una persona detenga un sistema | ✅ Sí. El acta de custodia entrega las credenciales a un custodio designado, con procedimiento de acceso de emergencia |
| Titularidad de la propiedad intelectual — a quién pertenece lo construido | ✅ Sí. Declaración expresa en este documento más cláusula contractual |
| Pérdida de acceso — que la empresa quede fuera de sus propios servicios | ✅ Sí. Las cuentas usan correos del dominio corporativo, que la empresa administra |
| Registro formal en los servicios — que el activo figure a nombre de la empresa en el panel de cada plataforma | ⚠️ No, y se difiere a conciencia. Es un registro administrativo, no un mecanismo de control. Ejecutarlo hoy tendría costo y ningún beneficio operativo |
Precedente que conviene tener presente: ya existe en la empresa un desarrollo de software cuya titularidad no puede afirmarse, por falta de documentación contractual. Lo que faltó en ese caso no fue una configuración técnica: fue el documento. Por eso la Fase 1 es la que importa y por eso se ejecuta ahora.
Todo lo construido pertenece a Gonpersa S.A., y así lo declara expresamente esta Dirección. El acceso está hoy garantizado a través del dominio de correo corporativo, que la empresa controla, y quedará además documentado con el acta de custodia.
Lo que se resuelve hoy, sin costo: la titularidad por escrito, la custodia de las credenciales y la cláusula contractual. Es lo que efectivamente protege a la empresa.
Lo que se difiere a conciencia: la constitución de las estructuras corporativas en los servicios. Esta Dirección recomienda no ejecutarla todavía, para mantener la infraestructura de los tres sistemas en capas gratuitas y que el desarrollo siga sin costo para la empresa durante la etapa de validación. Se solicitará y presupuestará formalmente cuando el volumen de uso obligue a migrar a planes pagados, y no antes.
Lo único que se solicita a la Dirección General en este documento es designar al custodio titular y al custodio alterno de las credenciales. No tiene costo.
Dirección de Ingeniería de Procesos y Automatización — Gonpersa S.A. · Guayaquil, 31 de julio de 2026.